Embora a tecnologia seja capaz de roubar nosso tempo com uma facilidade ridícula (é incrível como um joguinho qualquer ou a curiosidade pela vida alheia podem devorar horas de nossos dias), ela também oferece ferramentas úteis para nos ajudar a organizar.
Programas para a gestão de tarefas, por exemplo, podem transformar sua rotina. Também é importante ter um aplicativo para tomar notas, já que essa coisa de anotar tudo em qualquer lugar nunca foi boa ideia: você se perde, não consegue organizar suas prioridades e não tem a segurança de que irá de fato se lembrar do que precisa ser feito – algo essencial para diminuir o stress e ajudar você a focar em uma coisa por vez.
Há inúmeras opções disponíveis e você deve escolher aquelas com as quais se sente melhor. Neste capítulo, listamos ferramentas gratuitas para ajudar você em diferentes campos.
Para organizar o seu e-mail
O e-mail é um dos grandes sabotadores da produtividade. Como ele é um instrumento de trabalho, muitas vezes consome seu tempo enquanto passa a impressão de que você está fazendo algo útil. Várias empresas estão tentando diminuir o seu uso, restringindo-o a relações com clientes e fornecedores externos ou a conversas que necessitem de um registro. De qualquer forma, saber que temos uma caixa de entrada cheia de mensagens não lidas não é nada legal. Veja alguns aplicativos para ajudar a organizá-la e agilizar a leitura do que for importante.
Unroll.me
Trata-se de um gerenciador de e-mails que se livra rapidamente da assinatura de mensagens indesejadas. Ele rastreia as listas em que seu endereço eletrônico está cadastrado e dá a você a opção de se descadastrar ou permanecer ali. Aquelas que você decidir manter são reunidas em um só e-mail diário que você poderá receber todas as manhãs, tardes ou noites. Além disso, é possível também ler tudo no próprio aplicativo. Se mudar de ideia, pode editar suas preferências e cancelar ou voltar a assinar determinadas listas.
unroll.me, disponível para web e iOS. Gratuito.
Spark
O aplicativo detecta automaticamente se um e-mail é pessoal, notificação de redes sociais ou newsletter, exibindo as mensagens mais importantes – e não lidas – primeiro. É possível criar alertas com datas para aquelas que contiverem tarefas a serem feitas, bem como arquivar o que já foi resolvido ou adiar o que vai ficar para depois, com classificações como “hoje, mais tarde”, “amanhã”, “na próxima semana”, “algum dia” ou em qualquer outra data personalizável. Para agilizar as conversas, há respostas rápidas editáveis, que permitem dizer “obrigado” ou coisas do tipo com um toque simples. É possível ainda ditar uma resposta mais longa, se for preciso. Destaque ainda para a integração com outros serviços, como Dropbox, Onedrive, Pocket, Onenote e Evernote, e a opção de salvar mensagens como PDF para acessá-las mais tarde de qualquer lugar sem internet.
sparkmailapp.com, disponível para iOS. Gratuito.
MyBlend
Outra ferramenta para lidar com o volume enorme de informações que chegam para você, o MyBlend é um aplicativo que reúne o conteúdo dos seus newsletters em uma espécie de revista digital com um visual amigável. Também permite cancelar a assinatura daqueles que não deseja receber, e pode enviar os restantes em um único e-mail diário ou semanal. É fácil curtir ou compartilhar nas redes sociais o conteúdo que você quiser. Há ainda uma aba de descobertas, com sugestões de artigos e notícias sobre os temas de seu interesse – só precisa tomar cuidado para não aumentar, em vez de diminuir, sua lista de coisas para ler.
myblendapp.com, disponível para iOS. Gratuito.
Slack
Ferramenta de comunicação corporativa que visa substituir o e-mail em conversas rápidas. Ali, você cria canais para suas equipes de acordo com o assunto a ser tratado. Se você tem um site, por exemplo, pode criar um canal só para falar de ideias de conteúdo, outro para projetos especiais e outro para discutir estratégias de redes sociais. A usabilidade e o visual não ficam devendo para outras ferramentas de chats: no Slack é possível compartilhar diversos tipos de arquivos, marcar pessoas e, só para descontrair um pouco, enviar GIFs. Você digita as palavras para a sua busca e aparece direto na conversa um gif relacionado. A ferramenta é freemium: você pode usá-la de graça, mas terá um espaço limitado para salvar suas conversas – o que significa que precisará deletar mensagens e arquivos de tempos em tempos.
slack.com, disponível para web, iOS, Android e Windows. Gratuito, com funcionalidades pagas.
Aplicativos para a gestão de informações
Ao longo de um só dia, podemos captar um enorme volume de informações que merecem nossa atenção, mas com as quais não temos tempo de lidar imediatamente. Por outro lado, também podemos ter ideias que merecem ser registradas, mas muitas vezes as anotamos em locais inadequados e as esquecemos. Os aplicativos a seguir podem ajudar você a administrar tudo sem sobrecarregar a memória (não confie só nela para se lembrar das coisas).
Microsoft Onenote
Aplicativo simples para anotações de diversos tipos. Como ele permite a sincronização entre celulares e computadores, é possível encontrar suas coisas em qualquer dispositivo com um único login. Para utilizá-lo, você cria blocos de anotações organizados em abas e, em cada uma, pode adicionar elementos com texto, áudio, arquivos anexos, imagens, checklists, listas numeradas, notificações e outros.
onenote.com, disponível para web, iOS, Android e Windows.
Evernote
Aqui você pode criar anotações, organizadas em cadernos temáticos, usando imagens, fotos, áudio e texto. A ferramenta de desenho permite fazer anotações com sua própria letra e criar esquemas a mão da mesma forma que você faria em um bloco de anotações de papel. É possível também salvar links, criar lembretes e listas de tarefas. Notificações avisam sobre prazos prestes a vencer.
evernote.com/intl/pt-br, disponível para web, iOS, Android e Windows.
Para organizar links e leituras
É impossível parar para ler todos os textos interessantes que encontramos ao longo do dia. Ter ferramentas para guardá-los – e mantê-los ao alcance – é fundamental. Igualmente importante é ter uma ajudinha para organizar a imensa quantidade de conteúdo online que chega até nós. Os aplicativos a seguir cumprem bem essas duas funções.
Pocket
Essencial, o aplicativo permite salvar links e documentos para a leitura offline em qualquer dispositivo em que esteja instalado. Além de estar disponível em versão web e mobile (iOS e Android), é recomendável instalar o Pocket como extensão do navegador de internet. Com ele, é possível salvar uma página ou artigo com um único clique. Na hora da leitura, mais vantagens: você pode ajustar cor, luminosidade, tipo e tamanho da fonte, ou ainda escolher a opção de ouvir o texto. Para completar, o visual do aplicativo é limpo e intuitivo.
getpocket.com, disponível para web, iOS, Android e Kobo.
Flipboard
Com este aplicativo, é possível reunir todo o conteúdo online do seu interesse em um só lugar e organizá-lo em revistas temáticas digitais. Ali, você encontra o conteúdo de várias maneiras: conectando o Flipboard às suas redes sociais para que ele pegue os links que seus contatos compartilharem; seguindo revistas de outros usuários sobre temas diversos; seguindo marcas, blogs e sites específicos; ou salvando manualmente os links que você quiser guardar para mais tarde. Sempre que gostar de algo, é possível salvar (ou “flipar”) em uma de suas revistas. Só não dá para ler offline como no Pocket.
flipboard.com, disponível para web, iOS, Android e Windows.
Feedly
Esse agregador de feeds permite ler, em um só lugar, todas as atualizações dos sites e blogs que você escolher. Assim que criar um usuário ali, é possível indicar os temas de sua preferência ou começar a assinar sites específicos. É recomendável separá-los desde o começo em listas por assunto (acredite: se você virar um usuário ativo do serviço, vai querer assinar um número enorme de sites e logo começará a se perder em um oceano de conteúdo). Você pode salvar para depois os posts e textos que quiser e eles ficarão disponíveis em uma aba específica. Ali, também é possível criar áreas temáticas – os chamados “quadros de conhecimento” para encontrá-los mais facilmente.
feedly.com, disponível para web, iOS e Android.
Para agilizar o trabalho
Até pouco tempo atrás, editar um documento em dispositivos diferentes exigia alguns passos. Era preciso salvar o arquivo em um pen drive e injetá-lo no computador a ser usado. Ou então enviar o arquivo anexo em um e-mail para nós mesmos, abrir o e-mail, baixar o arquivo e abri-lo no programa de edição. Quando terminássemos, era preciso salvar o arquivo e enviá-lo por e-mail novamente para o seu destino final. Felizmente, hoje conseguimos acessar e editar arquivos em diferentes dispositivos e ter a certeza de que os encontraremos sempre em sua versão mais recente sem grandes esforços – basta estar conectado à internet. Assim, você pode aproveitar melhor seu tempo, editando um documento enquanto estiver no transporte público ou na fila do banco, por exemplo.
Google Docs
O serviço do Google que permite criar, editar e visualizar documentos online dispensa apresentações, mas não poderia deixar de aparecer aqui. Basta ter uma conexão à internet para poder editar seus arquivos diretamente em seu navegador ou via aplicativo. Eles são salvos automaticamente, então você nem precisa se preocupar com isso. Também é possível trabalhar em um mesmo arquivo com outras pessoas simultaneamente – e abrir um chat para conversar com os participantes enquanto faz isso.
docs.google.com, disponível para web, iOS e Android.
OneDrive
Espécie de Google Drive da Microsoft, o programa é um repositório de arquivos online que conversa com o pacote Office. Ele permite editar documentos online, pelo próprio navegador, ou em um editor do Office instalado em seu dispositivo. Neste último caso, você precisa baixar o arquivo e salvá-lo novamente no OneDrive para poder encontrar sua versão mais recente em qualquer outro lugar. Funciona bem para liberar você de vez dos pen drives e dos arquivos anexos em e-mails.
onedrive.live.com, disponível para web, iOS, Android e Windows.
Para organizar tarefas
Fazer listas no papel é algo que funciona para muita gente, mas alguns aplicativos podem elevar esse hábito a outro nível. Além da praticidade de ter sua lista sempre segura e à disposição, a tecnologia oferece outras funcionalidades que podem fazer muito pela sua produtividade.
Remember the Milk
Um clássico da internet, o Remember the Milk prega a ideia de tirar as pendências da sua cabeça e deixar que o aplicativo se lembre delas para você. É só anotar os itens de que precisa se lembrar, colocar uma data e receberá notificações em qualquer lugar – não só via push no celular, mas também, se assim quiser, por e-mail, Skype, Google Hangouts e até pelo Twitter. Permite também compartilhar suas listas de afazeres com outras pessoas e atribuir tarefas para cada uma. Assim, você não precisa ficar lembrando o seu colega de quarto que é a vez dele de comprar papel higiênico para a casa.
Ao criar uma tarefa, você pode definir o seu grau de prioridade, uma data limite para concluí-la, dividi-la em subtarefas (funcionalidade disponível apenas para a conta paga) e acrescentar notas. Todas elas ficam organizadas em uma caixa de entrada semelhante à de uma conta de e-mail.
rememberthemilk.com, disponível para web, iOS e Android.
Trello
O Trello é uma versão tecnológica da técnica kanban, estratégia de organização muito usada em empresas, que consiste em organizar um projeto visualmente por meio de um quadro, ou board. Cada quadro contém pelo menos três colunas (ou listas) básicas: uma para tarefas a fazer, uma para tarefas em andamento e outra para as concluídas. Cada tarefa é colocada em um card, e os cards formam as colunas. Na versão analógica, os cards são feitos com post-its, que são movidos de coluna em coluna à medida que as tarefas correspondentes são concluídas. O Trello permite fazer tudo de forma digital e acessível de qualquer lugar com internet.
Você pode criar um board para cada projeto que tenha e que necessite de alguma organização – de uma viagem de férias à criação de uma empresa. Vamos supor que pretenda escrever um livro e crie um board para isso. Você pode então criar uma lista com cada ação necessária. Se forem muito numerosas, pode separá-las em listas diferentes. É possível criar uma só para as pesquisas que você pretende fazer; outra, para os personagens que vai usar na trama e outra para ordenar os capítulos que pretende escrever. Em vez de ações, algumas listas também podem conter referências ou outras informações. O Trello permite ainda adicionar, em cada card, descrições, checklists, comentários, data para a conclusão (e você pode configurar a ferramenta para enviar notificações sobre os prazos), arquivos anexados e etiquetas, entre outras coisas.
trello.com, disponível para web, iOS e Android.
Habitica
Trata-se de uma mistura de jogo com um organizador de rotina. Ao entrar, você cria um avatar, estabelece metas e tarefas que queira cumprir e começa o jogo. O seu progresso vai depender do seu compromisso em concluir diariamente, na vida real, as tarefas a que se propôs. Aqui, você pode incluir não só grandes projetos, mas também hábitos diários. Bons hábitos (como fazer exercícios) rendem pontos; maus hábitos (como acordar tarde, ou procrastinar) fazem você perder pontos. À medida que melhora sua vida, seu avatar sobe de nível e você libera mascotes, missões, equipamentos e coisas do tipo.
habitica.com/, disponível para web, iOS e Android.
To Doist
Ao criar um perfil na ferramenta, você é convidado a indicar uma tarefa que queira completar em um dia e algo que queira fazer todos os dias. Esse é seu pontapé inicial para começar a usar este aplicativo simples e de visual limpo e amigável. Suas tarefas estarão na sua caixa de entrada (inbox). Na versão premium, é possível acrescentar comentários a cada tarefa.
Os projetos podem ser divididos em categorias – pessoal, compras, trabalho, filmes para assistir e outros que você quiser criar. Dá para incluir livros para ler, séries para assistir, artigos a escrever. Para cada tarefa que você inclui, é possível colocar uma data e, na versão paga, configurar avisos para lembrá-lo. Gamificado, o app oferece pontos a cada tarefa terminada e fornece um gráfico da sua produtividade.
todoist.com, disponível para web, iOS, Android e Windows.
*Este conteúdo foi originalmente publicado no livro Seja Mais Produtivo. Agora, escrito pela jornalista Ana Prado
Fonte: Superinteressante
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